Hoe richt ik een erfgoedvereniging op? Ontdek onze concrete tips

Wil je zelf een actie- of sensibiliseringsgroep rond erfgoed opzetten, maar weet je niet hoe eraan te beginnen? Wij helpen je op weg. Ook Caroline Geerts van vzw Heerlijk Heers en Guy Servaes van Dement Oostende vzw delen tips vanuit hun eigen ervaring.

We helpen je aan de hand van zes kernvragen en een aantal tips op weg!

1. Waarom zou je een vzw op te richten?

Er zijn veel mogelijkheden waarom je dit doet: vaak wil je de krachten bundelen, dezelfde belangen vertegenwoordigen of een structuur opzetten. Wanneer je een vzw opricht bieden er zich mogelijkheden aan om bezittingen te hebben, processen te voeren en kan je in aanmerking komen voor subsidies. Handig is ook dat bestuurders zich niet persoonlijk verbinden als ze een contract sluiten. Aan een vzw-statuut zijn ook een aantal verplichtingen verbonden, zowel op juridisch, boekhoudkundig en fiscaal vlak. Een vzw vereist dus de nodige opvolging.

2. Hoeveel personen heb je nodig?

Je hebt drie personen nodig, die minstens 18 jaar oud zijn (ook een andere rechtspersoon zoals een gemeente kan een vzw oprichten). Een vzw bestaat uit een Raad van Bestuur en een Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur bestaat minimaal uit drie personen. Bij de oprichting is er in de Algemene Vergadering minimaal één lid meer dan in de Raad van Bestuur.

3. Wat is een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur?

De Algemene Vergadering is het hoogste gezagsorgaan in de vereniging. De oprichters van de vzw vormen de eerste Algemene Vergadering. De leden van de Algemene Vergadering verkiezen de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur is het uitvoerend orgaan, die het beleid uitvoert. Zij maken een taakverdeling en benoemen eventueel een dagelijks bestuurder (voorzitter).

4. Hoe begin je eraan?

      De opmaak van de ontwerpstatuten;

De ‘statuten’ vormen  de overeenkomst tussen de leden. Daarin staat vermeld wat het doel is, met welke middelen je dat wil realiseren en hoe de vzw gestructureerd zal worden. De tekst van de statuten bevat een verplichte minimuminhoud. Artikel 2 van de V&S-wet bepaalt welke zaken er minimaal vermeld moeten worden. Lees meer. Download hier een modelstatuut.

      De oprichtingsvergadering: ondertekening van de statuten en benoeming van de bestuurders;

Op deze vergadering moeten de statuten worden goedgekeurd. Dit gebeurt via een onderhandse akte in aanwezigheid van de stichters of via een authentieke akte. De oprichtingsakte bestaat uit de aanhef, waarin de gegevens van de oprichters worden vermeld, de statuten en de overgangsbepalingen (met onder meer de benoeming van de bestuurders). Enkel zij die de  oprichtingsakte ondertekenen, worden beschouwd als oprichter, stichter, effectief lid of eerste lid van de Algemene Vergadering. Het zijn ook deze personen die over het volledige lidmaatschap beschikken. Op deze vergadering worden ook de (initiële) bestuurders aangesteld. Na ondertekening door alle leden bestaat de vzw tussen de leden-oprichters onderling, maar nog niet voor externen.

      De neerlegging van de oprichtingsakte en verwerving van rechtspersoonlijkheid;

De volgende stap is de neerlegging op de griffie van de rechtbank van koophandel. Dit gebeurt steeds op de plaats van de zetel van de vzw. Download hier het formulier voor de neerlegging. In  luik A van aanvraagformulier 1 worden de gegevens van de vzw vermeld, in luik B de statuten toegevoegd en het besluit van de eerste Algemene Vergadering tot benoeming van de bestuurders. Of leg elektronisch neer via de griffie. De vzw krijgt rechtspersoonlijkheid vanaf de neerlegging. De griffie kijkt na of alle oprichtingsformaliteiten zijn voldaan.

     De publicatie van de oprichting;

De statuten en de samenstelling van de Raad van Bestuur moeten worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Dat gebeurt via de neerlegging van het uittreksel uit de oprichtingsakte (zie stap 3). Door de neerlegging wordt de vzw ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.

     Het bekomen van een ondernemingsnummer.

Bij de oprichting dient een ondernemingsnummer aangevraagd te worden. Luik C van het aanvraagformulier. Download het hier.

 

5. Kost de oprichting van een vzw geld?

Voor de neerlegging en publicatie in het Belgisch Staatsblad van de oprichtingsakte (statuten en benoeming van de bestuurders) betaal je op papier 157,80 euro + 21% BTW, elektronisch: 114 euro + 21 % BTW (1 maart 2018). Meer informatie over de wijze van betaling vind je bij het digitale portaal van het Belgisch staatsblad.

6. Mag de vzw geld opbrengen?

Een vzw staat voor vereniging zonder winstoogmerk. Toch mag je vzw winst maken, al mag het niet onder de leden verdeeld worden. Winst maken mag enkel ten behoeve van een maatschappelijk doel, bijvoorbeeld cultuur verspreiden. Eigen inkomsten kunnen bijvoorbeeld gegeneerd worden uit ticketverkoop, opendeurdagen, dienstverlening,…maar ook via lidgelden, abonnementformules of subsidies. Veel subsidieregelementen vereisen een vzw structuur als voorwaarde.

 

7. Tips van erfgoedhelden:

  • Ga voor de oprichting van een structuur te raden bij een notaris of iemand met juridische achtergrond. Zo kan je samen nagaan welke de beste verenigingsvorm is om jouw doelen te realiseren.
  • Laat je statuten nalezen door een juridisch specialist. Informeer je over de rechtsgevolgen (hoewel je voor de oprichting van een vzw niet verplicht een notaris nodig hebt).
  • Zorg dat je bestuurders diverse achtergronden hebben: zakelijke profielen, idealisten, technische profielen, erfgoedspecialisten,…
  • Een oneven aantal bestuurders vermijdt patstelling bij stemmingen.
  • Bouw steeds een verhaal op in al je communicatiekanalen: doe aan storytelling.
  • Werk samen met lokale pers: zorg dat je ludieke en positieve acties opzet die visueel interessant zijn en breng de pers hiervan op de hoogte. Op die manier breng je erfgoed in beeld en kan je de aandacht van een breed publiek trekken.
  • Pak acties doordacht en strategisch aan: besteed aandacht aan correct taalgebruik en de manier waarop je een boodschap wil overbrengen. Bedenk wie je met welke boodschap wil bereiken of overtuigen.

 

Wil je je verder verdiepen over btw-plichtigheid, boekhoudkundige verplichten, vrijwilligers, aansprakelijkheid, wijzigingen aanbrengen enzovoort? Neem dan een kijkje op volgende websites:

 

Vlaams Studie- en documentatiecentrum voor vzw’s 

Kunstenloket 

Vzwstart

Belgisch Staatblad

Justitie België

Vlaams Steunpunt voor vrijwilligerswerk

 

Wil je inspiratie over hoe de actoren uit het erfgoedveld je kunnen helpen bij het realiseren van je doelen? Ga aan de slag met onze wegwijzer.

Wil je meer weten over het belang van erfgoed? Bekijk dan deze video.

© Foto Stefan Dewickere

 

 

 

 

Meer info over Vereniging